wmoc.fi tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Lounacom Oy, Tykistökatu 4 B, 20520 Turku, Y-tunnus 2495942-7, gsm 040-5005522, info@wmoc.fi
2. Rekisteröidyt
wmoc.fi asiakkaat
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Asiakkaiden rekisteröinti
- Matkapalveluiden suunnittelu, toteuttaminen ja jälkiseuranta
- Sähköinen ja muu asiakasviestintä
- Matkapakettiin kuuluvien palvelujen ja etujen tarjoaminen
- Matkapalveluiden tarkoitusta edistävät kyselyt ja tutkimukset
- Analysointi ja tilastointi
- Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Tyypillisesti rekisteriin voidaan tallettaa asiakkaasta esim. seuraavia tietoja:
- Nimi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Suunnistusseura
- Sukupuoli
- Syntymäaika
- Syntymäpaikka
- Kansallisuus
- Passin numero ja voimassaoloaika
- Si-tikun numero
- Tiedot aiempien WMOC-kisojen osallistumisista
- IOF Eventor ID-numero
- Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista ja mahdollisista lisätoiveista matkan toteuttamiseksi
Edellä mainitut tietoryhmät ovat ainoastaan tyypillisiä esimerkkejä, eikä luetteloa pidä tulkita kaiken kattavaksi. Tapauskohtaisesti asiakkaasta voidaan tallettaa myös muita tietoja, jos ne ovat tarpeellisia matkan toteutuksen kannalta.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: info@wmoc.fi.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteröidystä tallennetut henkilötiedot. Mikäli rekisteröity havaitsee tiedoissaan virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröity voi pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain rekisteröidyn henkilötietoja.
Poisto-oikeus
Mikäli rekisteröity kokee, että joidenkin rekisteröityä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, rekisteröidyllä on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme rekisteröidylle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli rekisteröity on eri mieltä ratkaisustamme, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään suoraan järjestelmään tai sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta tai muulla vastaavalla tavalla.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Emme myy tai vuokraa asiakasrekisterin tietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
- Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, yhteistyökumppaneille ja viranomaisille, mikäli se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. Tyypillisiä tahoja, joille tietoja voidaan luovuttaa, ovat esimerkiksi lento- ja laivayhtiöt, hotellit, matkatoimistoyhteistyökumppanit sekä rajaviranomaiset. Tietoja luovutetaan ainoastaan siinä laajuudessa, kuin on tarpeen palvelun toteuttamiseksi.
- Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
8. Käsittelyn kesto
Asiakastietoja säilytetään rekisterissä viiden (5) vuoden ajan asiakkaan viimeisestä matkaosallistumisvuodesta eteenpäin, ellei laki tai joku muu asetus määrää pidempää säilytysaikaa. Tietoja voidaan säilyttää myös viiden vuoden määräaikaa pidempään, mikäli asiakas on erikseen antanut siihen luvan.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisterin tietoja käsittelee Lounacom Oy:n henkilöstö. Matkakohtaisesti kyseisen matkan osallistujien tietoja voi käsitellä myös kyseillä matkalla mukana oleva matkanjohtaja, matka-assistentti tai vastaava tai matkan toteutuksessa muuten mukana oleva avustava henkilö, joka ei ole Lounacom Oy:n vakituinen työntekijä.
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei normaalitilanteessa siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarpellisilta osin siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle niiden matkojen osalta, jotka suuntautuvat EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Evästeet ja selailun seuranta
Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (“cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.
Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Lounacomin ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia.
Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.
12. Mobiilisovellusten yksityisyydensuojaehdot
Mahdollisiin mobiilisovelluksiimme, jotka on saatettu käyttäjän saataville esimerkiksi Applen App Storen, Googlen Playn tai Microsoft Storen kautta, sovelletaan tämän tietosuojaselosteen lisäksi myös kyseisen palveluntarjoajan ehtoja. Lisäksi käyttäjän tulee hyväksyä sovelluksen omat käyttöehdot.
13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
14. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojen turvallisuuden varmistamiseksi.
- Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt.
- Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
- Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa
- Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot
- Rekisterin sisältävä palvelin sijaitsee palvelinsalissa, joka täyttää Viestintäviraston vaatimukset A-luokan laitetiloille (tärkeät tilat, Viestintävirasto 48 B/2004 M) sekä Valtiohallinnon VAHTI 3-tason vaatimukset